Hari Minggu kemarin, 21 April 2024 yang bertepatan dengan hari Kartini, diadakan acara sosialisasi Gform pengajuan Dana di gedung GSG Lantai 1 MBSB. Acara yang diadakan siang hari biasanya setelah makan siang peserta mengantuk, tapi kali ini pesertanya aktif bertanya. Jadi peserta yang mengantuk hilang dan terbawa semangat pada suasana mengikuti alur penjelasan Gform
Hal ini senada dengan penjelasan Romo. Boni pada sambutannya, diharapkan dengan model Gform membuat kita bekerja lebih semangat dan modern. Untuk hal ini sudah terbayangkan dipikiran Romo akan menjadi bertambah sibuk, karena pada akhirnya aliran Gform memerlukan persetujuannya. Untuk mengantisipasi tercampurnya informasi yang masuk, Romo membuat email baru agar bisa lebih mudah dan fokus.
Tujuan dibuat Gform adalah:
- Mempermudah proses pengajuan dana, dimana pemohon tidak perlu datang langsung ke sekretariat paroki untuk mengajukan dana. Sehingga waktunya menjadi lebih fleksibel
- Pemohon bisa mengetahui proses pengajuan dana, dan dimana tertahannya.
- Untuk hal ini perlu perhatian masing-masing petugas atau orang yang diberi wewenang untuk cepat merespons kalau terima email pengajuan, demikian hal nya yang mengajukan kalau belum direspons bisa kirim WA juga, untuk saling mengingatkan.
Ketentuan Umum
- Setiap seksi, subseksi dan korbid akan mempunyai password untuk akses ke Google Form untuk setiap jenis fungsi.
- Setiap permohonan dana harus disertai dengan dokumen pendukung.
- Perlu diperhatikan setiap pengisian permohonan harus diisi secara benar dan lengkap, agar sistem bisa memproses lebih lanjut isian Google Form tersebut
Alur Pengajuan Dana
Pemohon membuat Gform pengajuan dana yang bisa dilakukan oleh subseksi atau seksi kemudian diperikasa oleh Ketua Seksi atau Korbid, selanjutnya ke Korbid untuk diketahui, yang kemudian diteruskan ke Romo atau wakil DPP untuk disetujui, setelah disetujui berlanjut ke Bendahara untuk dilakukan pentransferan dana.
Pengajuan dana berikutnya akan diproses setelah LPJ pengajuan dana sebelumnya dibuat dan selesai.
Di bagian akhir acara sosialisasi ini dilanjutkan dengan simulasi untuk memperkuat pemahaman dan mengetahui bagaimana proses pengajuan dana dengan GFrom secara teknis berjalan dengan baik.
Dengan demikian selanjutnya proses pemeriksaan dan persetujuan kertas kerja, yang kadang dilakukan baik oleh Romo dan kita yang bertugas tidak dititip di tempat sekuriti lagi, tetapi bisa dilakukan melalui Gform, sehingga bisa lebih cepat dan akurat, Semoga.
Salam Sehat,
Kowis-HC, 22 April 2024
